Задачи: доска, неделя, чек-листы и бот
Задача это то, что не занимает выход бригады: позвонить, съездить на замер, купить материал, выставить счёт. Всё, что попадает в табель, ставится в график, а не в задачи.
Доска, неделя, список
На доске колонки по статусам: «Новая», «В работе», «Ждём ответа», «Сделана». Их можно переименовать и перекрасить в «Справочники → Статусы задач». В разрезе «Неделя» полоска дней и задачи выбранного дня, ниже просроченные и без срока. Задачу можно перетащить на другой день, а статус переключить прямо в строке. По умолчанию показываются ваши задачи. Снимите «Мои задачи», чтобы увидеть всех.
Чек-лист и несколько исполнителей
«Посчитать смету», «посчитать материал», «скинуть расчёт» по одному объекту лучше вести одной задачей с пунктами, а не тремя. Пункты добавляются по Enter, галочку ставит любой исполнитель, на карточке видно «2 из 4». Исполнителей может быть несколько: встреча на объекте вдвоём это одна задача на двоих, первый в списке отвечает за неё. Новая задача по умолчанию на том, кто её завёл.
Личные категории
«Отогнать машину в сервис» и «родительское собрание» тоже дела на день, но коллегам их видеть незачем. В «Справочники → Категории задач» есть общие категории, их видят все, и личные. Задачи в личных категориях видите только вы, ни в списках, ни по ссылке их никто не найдёт.
Задачи из мессенджера
Подключите бота в «Профиль → Уведомления» и пишите ему задачи как есть, по одной на строку:
Позвонить заказчику до пятницы
Купить кабель Каратаево @Гурьев срочно
лично: отогнать машину в сервис
Бот поймёт срок («завтра», «до пятницы», «12.09»), исполнителей («@Гурьев @Никитин»), срочность и объект. Объект он ищет по названию или по слову, которое встречается только у одного объекта. Слово «лично:» в начале строки кладёт задачу в личную категорию.
Команды: «задачи» (/tasks) покажет мои открытые, «задачи все» (/tasks_all) все по компании, «задачи семья» задачи одной категории, «сделано 12» (/task_done 12) закроет задачу, «удалить 12» (/task_del 12) уберёт её. Напоминание о задаче приходит с подсказкой «сделано 12»: ответили, и она закрыта. В Telegram под напоминанием есть кнопка. Фраза с суммой («+15000 касса аванс») по-прежнему уходит в деньги.